Nel momento in cui l’utente invia il messaggio riceve, da parte del proprio gestore di PEC, una ricevuta di accettazione con relativa attestazione temporale (data e ora) dell’invio con sigillo elettronico del gestore stesso. Tale ricevuta costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio.
Allo stesso modo, quando il messaggio perviene nella casella del destinatario, il suo gestore di PEC invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna (o mancata consegna, nel caso di errata compitazione della denominazione della casella del destinatario), con l’indicazione della relativa data ed ora e questo a prescindere dalla visualizzazione del messaggio da parte del destinatario.
Tale ricevuta di consegna fornisce la certezza tecnica e legale dell’avvenuto recapito al destinatario della email PEC (viceversa, la mancata consegna fornisce la certezza tecnica e legale del mancato recapito).

Sì, ma in questo caso il mittente riceverà indietro la sola ricevuta di accettazione, e non quella di consegna, quindi non si potrà avere la prova legale dell’avvenuto recapito né dell’integrità del contenuto del messaggio inviato. L’invio e la ricezione di messaggi PEC hanno pieno valore legale dell’avvenuta trasmissione del messaggio di posta con i relativi allegati, della loro integrità e del momento del loro invio solo nel caso in cui sia il mittente che il destinatario siano provvisti di una casella di Posta Elettronica Certificata attiva.
Un destinatario non può contestare l’avvenuto recapito della PEC nel caso un cui il proprio gestore abbia inviato la PEC di avvenuta consegna con il relativo sigillo elettronico. Questo a prescindere dall’effettiva apertura e lettura del messaggio PEC invitato.
La ricevuta di avvenuta consegna firmata dal gestore PEC scelto dal destinatario attesta infatti, con valore di piena prova legale, la data e l’ora in cui il messaggio è stato consegnato al destinatario, nonché l’integrità del messaggio e dei suoi allegati se è attivata l’opzione di ricevuta di consegna “completa” da parte del mittente nel servizio del proprio gestore.

L’eventuale eliminazione di un messaggio PEC inviato e/o delle ricevute di accettazione consegna da parte del mittente e/o del destinatario può essere supplita esclusivamente tramite eventuale backup dei files .eml generati dal sistema ai fini della comunicazione elettronica.
Eventuali copie cartacee non hanno alcun valore legale essendo le PEC documenti nativi digitali.
Proprio per questo è opportuno usufruire di un sistema di conservazione sostitutiva digitale che tramite l’apposizione di una marca temporale e firma digitale permette il mantenimento nel lungo periodo (10 anni o più) delle PEC e dei loro allegati, garantendo la genuinità e l’integrità degli stessi.

Il gestore del servizio PEC non è obbligato all’archiviazione del contenuto dei messaggi ma semplicemente dei dati relativi ai messaggi inviati e ricevuti e ciò per soli 30 mesi (DPR n. 68/2005). Anche se il provider concede uno spazio più o meno capiente per la casella di PEC limitarsi a conservare lì i messaggi non è sufficiente: la normativa vigente infatti prevede specifiche modalità di conservazione su supporti idonei a garantire nel tempo la conformità dei documenti agli originali (conservazione sostitutiva digitale).
Inoltre l’art. 43 comma 3 D.lgs 82/2005 (noto anche come CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale) prevede che, per i documenti che nascono informatici sin dall’origine (cioè che non sono scansioni di documenti cartacei), la conservazione debba avvenire necessariamente in formato elettronico e solo eventualmente, per meri fini pratici, anche in formato cartaceo