FAQ CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Le domande più frequenti sulla CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
I gestori delle Pec non sono obbligati ad archiviare il contenuto dei messaggi, ma semplicemente i dati relativi ai messaggi inviati e ricevuti per soli 30 mesi (DPR 68/2005).
Come detto, infatti, la stampa cartacea di tali documenti non ha alcun valore legale.
Salvare i messaggi in altri formati non standard (specie se proprietari) potrebbe pregiudicarne la leggibilità in futuro e possibilmente anche l’integrità, in contrasto con quanto richiesto dall’art. 44, comma 1, lett. b-c del CAD.
Cos'è la conservazione sostitutiva?
La conservazione digitale o sostitutiva può essere definita come quel procedimento che permette di assicurare la validità legale, nel tempo, a un documento informatico o a un documento analogico digitalizzato.
Il D.Lgs.n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione digitale – C.A.D.) ha introdotto nell’ordinamento giuridico un vero e proprio diritto per i cittadini e per le imprese di richiedere l’uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni, ribadendo che le pubbliche amministrazioni e i privati possono conservare le proprie scritture contabili, la corrispondenza e gli altri documenti su supporti fotografici e ottici o su altri mezzi che garantiscono la conformità di tali documenti a quelli originali, sostituendo i propri archivi cartacei con archivi informatizzati.
La conservazione sostitutiva, tramite l’apposizione di una firma digitale e di una marca temporale a documenti o gruppi di documenti identificati univocamente tramite codice hash, con le garanzie offerte dal conservatore, permette l’archiviazione sicura nel lungo periodo di documenti in formato digitale.
Quali sono i documenti che possono essere conservati digitalmente?
I documenti possono essere analogici o digitali.
I documenti analogici sono formati utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui come le tracce su carta, le immagini su film, la magnetizzazione su nastro ed immodificabili. Questo tipo di documento per essere conservato digitalmente dovrà essere riprodotto in formato digitale, trasformandolo in documento informatico.
I documenti informatici sono la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, costituita da una precisa sequenza di bit che assumeranno un determinato significato e potranno essere memorizzate su supporto elettronico, magnetico o ottico.
Solo i documenti digitali possono essere sottoposti a conservazione sostitutiva.
Quali sono i requisiti minimi necessari per la conservazione dei documenti informatici?
I requisiti minimi necessari per la conservazione dei documenti informatici sono stabiliti dal D.Lgs. n. 82/2005 all’art. 44 e sono i seguenti:
– l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento di cui all’art. 50, co. 4, del decreto del Pres. Della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
– l’integrità del documento;
– la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;
– il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli artt. 31 e 36 del d.lgs. n. 196/2003 e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B al decreto medesimo.
Cosa vuol dire ''conservare digitalmente'' un documento?
Conservare digitalmente un documento analogico vuol dire sostituire quest’ultimo con il medesimo documento in formato digitale e garantirne la validità nel tempo impedendo, attraverso particolari accorgimenti tecnico-giuridici, tra i quali la firma digitale, che il suo contenuto o la sua forma vengano in qualche modo modificati o alterati.
Invece, conservare digitalmente un documento nativo digitale significa garantire ad un documento, già valido nella sua “essenza digitale” una permanenza e un’immutabilità nel tempo, attraverso gli stessi strumenti del riferimento temporale e della firma digitale del Responsabile della conservazione, la cui firma rende immodificabile il documento o l’insieme di documenti affidati alla sua custodia, mentre il riferimento temporale permette di determinare temporalmente tale affidamento in custodia e – se trattasi di riferimento temporale opponibile a terzi – ad estendere la validità dei certificati di firma digitale.
Per quanto tempo devono essere conservate le mie PEC?
Il tempo di conservazione delle PEC dipende sia dal loro contenuto che dal soggetto che deve provvedere alla conservazione.
Alcuni professionisti hanno l’obbligo di conservazione delle PEC utilizzate per le notifiche per un periodo di 10 anni o in base alle necessità di un giudizio (es. Avvocati) così come gli imprenditori, ai sensi dell’art. 2214 codice civile hanno l’obbligo di conservazione della corrispondenza inviata e ricevuta per ciascun affare concluso per un periodo di 10 anni.
Posso chiedere copia delle PEC al soggetto che gestisce il servizio di conservazione sostitutiva?
Chi è il soggetto responsabile in caso di perdite o corruzione dei files oggetto di conservazione?
Il soggetto che gestisce il servizio di conservazione sostitutiva risponde della perdita e/o della corruzione dei files solo nel caso in cui la circostanza dipenda da suo errore.